arrow_drop_up arrow_drop_down
24 december 2019 

Het kantoor van de toekomst is vandaag al mogelijk

Je zit in de auto naar je werk en het moment dat je het parkeerterrein op komt, weet jouw kantoor dat je aanwezig bent. Allereerst wordt een seintje naar de receptioniste verstuurd. Als er telefoon voor jou binnenkomt, weet de receptioniste jou te vinden. Ook jouw collega’s weten dat je op tijd bent voor de wekelijkse vergadering. Op een tablet verschijnt een groen vinkje achter jouw naam, waardoor de vergadering bijna kan beginnen.

 

Na de vergadering is jouw werkplek al volledig geoptimaliseerd voor jouw werkdag. Er is een klimaat gecreëerd dat past bij jouw wensen. Niet te warm, maar ook niet te koud. Met een frisse bries en airconditioning op standje twee. Zelfs de verlichting is zoals jij dat graag hebt. Koude verlichting waardoor jij je zo goed mogelijk op je werkzaamheden kunt richten. Focus staat vandaag voorop en jouw werkplek is daar correct op ingericht.

 

Waarom hebben we eigenlijk een slim kantoor nodig? 

 

Maar waarom hebben we dit allemaal nodig? Waarom zouden we duizenden euro’s in systemen investeren die we misschien helemaal niet nodig hebben?

 

Het is goed om af te vragen waarom we al deze innovaties nodig hebben. In veel gevallen dragen deze (razendsnelle) technologische ontwikkelingen namelijk niet bij aan onze productiviteit of geluk.

 

Alleen wanneer dergelijke innovaties ons leven daadwerkelijk makkelijker maken, kan dit overwogen worden. De investeringen voor bepaalde innovaties kunnen namelijk aanzienlijk zijn.

 

Daarom gaan we bij Flowork altijd na of onze opdrachtgever op een of meer van de volgende elementen voortgang kan boeken middels het gebruik van slimme ‘applicaties’;

 

  • Sfeer
  • Productiviteit
  • Gemak
  • Efficiëntie

 

Door hier onderzoek naar te doen, kan ontdekt worden met welke innovaties deze elementen verbeterd kunnen worden. Dit geeft ons en onze opdrachtgever de kans de ‘werkvreugde’ van het personeel te verbeteren.

 

Een betere sfeer door een slimmer kantoor 

 

Hoe je het ook wil noemen: een smart office is in tientallen films en series al veelvuldig teruggekomen. Opvallend genoeg is het beeld dat gegeven wordt vrij accuraat, alhoewel sommige voorbeelden te kostbaar zijn om voor kleinere bedrijven toe te passen.

 

Een van de meest ondergewaardeerde redenen om te investeren in een slimmer kantoor, is voor het verhogen van de sfeer. Door de sfeer te verhogen, wordt vaak ook de plezier op het kantoor groter. De kans op onderlinge irritaties en confrontaties wordt kleiner doordat we een prettigere sfeer ervaren. Maar hoe kan een slim kantoor voor een betere sfeer zorgen?

 

Allereerst doordat het slimme kantoor veel onduidelijkheden probeert weg te halen. Zo weet je altijd wie op kantoor is en of het een goed moment is om naar de kamer van je collega te gaan. Met een druk op de knop kan namelijk worden aangegeven of jouw collega ‘gestoord’ kan worden of niet. Hierdoor loop je niet plotseling een actieve vergadering binnen.

 

Dat gaat ook andersom op. Als jij namelijk net met een intensieve en complexe taak bezig bent, wordt je liever niet overladen met vragen. Er bestaan diverse systemen waardoor je jouw ‘status’ kunt doorgeven. Hierdoor komen er geen collega’s aan je bureau staan met lastige vragen als je juist net bezig bent.

 

Een ander voorbeeld zijn de displays die bij de vergaderruimtes opgehangen kunnen worden. Vrijwel ieder kantoor heeft namelijk dagelijks wel te maken met een vergaderruimte die dubbel geboekt is of juist al door iemand, zonder reservering, gebruikt wordt.

 

Doordat dit display aangesloten kan worden op een algemene agenda, kan eenvoudig worden bijgehouden door wie de vergaderruimte is gereserveerd. Ook kan met enkele klikken een vergadering verschoven worden of benodigde apparaten aan de reservering worden toegevoegd.

 

Hogere productiviteit door minder rompslomp  

 

Praktisch iedere functie is voorzien van veel administratieve of eenvoudige taken die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden. We zijn wekelijks bijna een vierde van onze tijd kwijt aan taken die niet bijdragen aan onze productiviteit en waar geen resultaat tegenover staat. Een goed voorbeeld hiervan is de tijd die we kwijt zijn aan kleine dingen zoals het vinden van de juiste oplader, instellen van de juiste temperatuur of wachten totdat iedereen aanwezig is voor een vergadering. Of een modern probleem zoals het instellen van je sta-bureau op de hoogte die bij jou past.

 

Dergelijke kleine taken nemen onderbewust veel tijd op. Tijd die je beter aan dat grote project of complexe taak had kunnen besteden. Deze verloren tijd willen we terugwinnen. En dat kan met de juiste applicaties.

 

In een van onze andere artikelen over elektrificatie laten we zien hoe de meest uiteenlopende functies aan een bureau kan worden toegevoegd. Zit je telkens onder je bureau te rotzooien om je oplader in het stopcontact te krijgen? Bij moderne bureaus kunnen stroompunten in het tafelblad worden verwerkt. Net zoals opladers voor je telefoon of laptop. Steeds meer apparaten kunnen draadloos worden opgeladen. Door een draadloze oplader in je tafelblad te verwerken hoef je alleen maar je smartphone op het tafelblad te leggen.

 

Een ander voorbeeld is het realiseren van een ‘klimaat’ waar jij optimaal in produceert. Je hebt waarschijnlijk een specifieke voorkeur voor de temperatuur en verlichting waarin je werkt. De kans is net zo groot dat dit klimaat niet precies hetzelfde is als jouw collega’s. Hoe fijn zou het niet zijn als jij jouw eigen lokale klimaat kan instellen? En dat dit klimaat automatisch gekozen kan worden als jouw telefoon door je bureau herkend wordt?

 

De airconditioning een tikje hoger, verwarming uit en helder (koud) licht. Jouw werkplek weet precies welke instellingen je nodig hebt om optimaal te kunnen werken. En daar past het zichzelf automatisch op aan.

 

Vervolgens kijk je in je agenda en zie je dat voor de vergadering van 11:00 nog niet iedereen binnen is. Iedereen die contact met het WiFi-netwerk maakt wordt namelijk automatisch herkend. Je kunt daarom nog beter even wat andere werkzaamheden uitvoeren om zo efficiënt mogelijk met te tijd om te gaan. Slim he?

 

Minder stress door meer gemak op kantoor 

 

Eén van de grootste veranderingen die in het slimme kantoor gemaakt kunnen worden, is hoe gemakkelijk bepaalde taken worden. Vraag jij je af wie waarom in de vergaderruimte zitten? Of wil jij niet meer alle opladers meeslepen? Eenvoudig controleer jij welke vergaderingen er vandaag in de vergaderruimte gepland zijn, laad jij je telefoon door het hele kantoor op en ben je van dat ‘geklooi’ met kabels af.

 

Ook kom je veel makker terecht op de werkplek waar jij je thuisvoelt. Als je thuis zou werken, zal je waarschijnlijk de temperatuur en verlichting aanpassen zoals jij dat graag hebt. Heb je het koud? Dan draai je met een handomdraai de verwarming omhoog.

 

In een kantoor kan dit niet zomaar, omdat je met collega’s te maken hebt. Het slimme kantoor kan echter jouw werkplek zo inrichten dat je precies het klimaat krijgt dat bij jou past.

 

Efficiëntie door minder verlies van tijd 

 

En doordat we aan de lopende band tijd kunnen besparen, werken we efficiënter en dat is voor de werkgever en de werknemer bevredigend. Want de tijd die we besparen, is tijd die we kunnen besteden aan werkzaamheden die écht belangrijk zijn.

 

Alle kleine werkzaamheden waar geen omzet tegenover staat en geautomatiseerd kunnen worden zullen tijd vrij maken voor belangrijkere werkzaamheden. Als we vervolgens alle ‘geautomatiseerde’ taken bij elkaar optellen, besef je pas echt hoeveel waarde kan worden gerealiseerd. En wie wordt er niet gelukkig van efficiëntie?

 

Slimme ruimtes waar talent kan samenkomen 

 

Iedere organisatie geeft om zijn talent. Jonge werknemers met innovatieve vaardigheden en ervaren talenten kunnen een bedrijf continu van nieuwe impulsen voorzien. Tenminste, indien de talenten effectief gecombineerd worden. Wanneer talent niet de tijd en ruimte krijgt om hun ideeën te delen, kan geen waarde worden gecreëerd vanuit het talent dat binnen een organisatie aanwezig is.

 

Daarom is het, vooral bij organisaties met meer dan 100 werknemers, verstandig om te investeren in (slimme) ruimtes waar talent kan samenkomen. Deze ruimtes kunnen vervolgens worden ingezet als een denktank waar bijvoorbeeld aan nieuwe projecten wordt gewerkt.

 

Het indelen van dergelijke slimme ruimtes dient te gebeuren op basis van een aantal principes. Allereerst moet een slimme ruimte logischerwijs van de apparatuur voorzien zijn die het ‘team’ in staat stelt om optimaal te presteren. Ten tweede dient de ruimte ingericht te zijn om te inspireren. Een inspiratieloze ruimte zal de deelnemers niet helpen om de resultaten te bereiken die hiervoor nodig zijn. Ten derde dient de ruimte flexibel inzetbaar te zijn, want de ruimte zou ook ingezet moeten kunnen worden voor andere doeleinden.

 

Voorzien van alle snufjes om te inspireren en motiveren

 

Wanneer een organisatie het streven heeft om innovatief te zijn, mag worden verwacht dat de werkomgeving hier ook op ingericht is. Kantoor interieur dat gedateerd of niet motiveert en gebrek aan geschikte apparatuur, je zou het niet bij een bedrijf dat innovatie nastreeft mogen tegenkomen.

 

De zogeheten ‘Talent Room’ moet voorzien zijn van alles wat een team nodig heeft om gemotiveerd te zijn zodat een optimaal resultaat bereikt kan worden. Het aansluiten van een laptop op een groot scherm moet een kwestie van seconden zijn. Uittekenen van een businessflow? Dit moet moeiteloos op een scherm gedaan kunnen worden.

 

Ideeën komen pas echt tot leven als deelnemers hier de kans toe krijgen. Als een ruimte niet van de juiste onderdelen voorzien is, is het komen tot deze inzichten onmogelijk.

 

Inspiratie is key

 

Het is net zo belangrijk dat een dergelijke ruimte voorzien is van voldoende elementen om de gebruikers te inspireren. Een meeting waarbij inspiratie niet aanwezig is, is een meeting waarbij de diepte nooit opgezocht zal worden.

 

Om te kunnen inspireren is het van belang dat er met enige focus dergelijke elementen worden toegevoegd. Als deze elementen niet aansluiten op de kernactiviteiten of geen relevantie tot de gebruikers hebben, is het effect nagenoeg nihil.

 

Maar hoe bepaal je welke elementen gebruikers kunnen inspireren?

 

Door allereerst te kijken naar elementen die passen binnen de identiteit van een bedrijf. Moderne kantoren sluiten in steeds grotere mate aan op de bedrijfsidentiteit. Doordat we steeds uniekere en mooiere sfeerelementen kunnen creëren, kunnen we deze ook beter aan laten sluiten op de bedrijfsidentiteit.

 

Een organisatie waar innovatieve duurzaamheid hoog in het vaandel staat zou idealiter een dergelijke ruimte voorzien van groene elementen. Van een muur gevuld met groene planten tot een tapijt van gras. Een technologiebedrijf zal juist eerder willen kiezen voor devices dat de gebruikers aan technologische vooruitgang wil herinneren. Van een vitrage met originele Mac-computers uit de jaren 80 tot een muur gevuld met moederbords.

 

Het creëren van relevantie tussen de elementen en de gebruikers is alleen mogelijk wanneer ook echt onderzoek wordt gedaan naar de achtergrond van de gebruikers. Waar geven jouw talenten om? Wat inspireert ze? Welke hobbies moet rekening mee worden gehouden?

 

Door deze twee factoren effectief te combineren kunnen inspirerende elementen worden toegevoegd die de gebruikers continu kunnen motiveren. Op een moment dat de creativiteit wegzakt, zijn het deze elementen die de creativiteit nieuw leven kunnen inblazen.

 

Zorg ervoor dat de ruimte functioneel is

 

Aan het toevoegen van inspirerende elementen op basis van de gebruikers bestaat de kans dat de ruimte minder goed inzetbaar is voor andere groepen. Daarom dienen dergelijke elementen die op de gebruikers gebaseerd zijn dynamisch gecreëerd te worden.

 

Dit kan bijvoorbeeld door een deel van de digitale elementen op digitale panels te tonen. Hierdoor kan de inhoud van deze panels eenvoudig worden aangepast wanneer dat nodig is. Een andere optie is het simpelweg verwijderen van de elementen als deze, al dan niet tijdelijk, niet relevant zijn.

 

Omdat de ruimte ingericht is met alle apparaten en andere benodigdheden die je van een modern kantoor mag verwachten, kunnen andere teams net zo makkelijk van deze ruimte gebruik maken. Door simpelweg op de interne systemen in te loggen kunnen de beeldschermen gedeeld worden, interactieve elementen terugkomen en de meeting optimaal plaatsvinden.

 

Hierdoor is een ruimte niet alleen voor een talent team maar ook voor de rest van jouw workforce inzetbaar.

 

Drie innovaties die niet op jouw kantoor mogen ontbreken

 

Natuurlijk hebben we op deze pagina lang niet alle innovaties besproken die op de kantoorvloer geïntroduceerd kunnen worden. Sommige van deze innovaties zijn nog niet betaalbaar of praktisch genoeg om ook in Nederland toe te passen. Toch verwachten wij dat binnen afzienbare tijd deze innovaties in het slimme kantoor van morgen te vinden is.

 

Al deze innovaties maken namelijk het leven van jou en je collega’s makkelijker. Je kunt sneller informatie krijgen, efficiënter werken of juist beter verkopen.

 

Voice Assistants zoals Google Home en Amazon Alexa

 

Steeds meer Nederlandse huishoudens hebben er een in huis: een voice assistent in de vorm van een stand-alone device zoals de Google Home en Amazon Alexa. Middels deze apparaten kan veel sneller en makkelijker worden geregeld. Volgens diverse onderzoeken gebruiken de meeste Nederlands dit soort slimme apparaten vooralsnog voor eenvoudige taken, zoals het zetten van een timer of het opzoeken van een vraag.

 

In werkelijkheid heeft echter een groot deel van de beroepsbevolking een slimme assistent bij de hand. Bij de meeste smartphones zijn dit soort assistenten namelijk ingebouwd. Ze zijn echter lang niet zo makkelijk in te schakelen als via een stand-alone device. We moeten vaak alsnog de telefoon pakken om de assistent in te schakelen. En dan kunnen we veelal net zo goed via onze telefoon de taak uitvoeren.

 

Ook op de kantoorvloer komen de slimme assistent af en toe tegen, al dan niet aanzienlijk minder dan in een gemiddeld huishouden. Dat terwijl de slimme assistent op kantoor juist meer waarde kan bieden dan thuis.

 

We zijn dagelijks minimaal een half uur tot een uur kwijt aan taken die met een simpele voice command uitgevoerd kunnen worden. Welke afspraken heb ik vandaag nog staan? Hoelang doe ik erover om naar mijn afspraak om 15:00 te komen? Wat is een goed tijdstip om te vertrekken?

 

De ‘rompslomp’ die het handmatig opzoeken van dergelijke taken met zich mee kan brengen kan compleet worden weggewerkt door van een voice assistent gebruik te maken. En daar zijn de devices van Google, Apple en Amazon uitermate geschikt voor.

 

Virtual Reality and Augmented Reality op kantoor? Voor personeel en klanten

 

De laatste maanden komt Augmented Reality en Virtual Reality steeds vaker in blogartikelen terug. Vooral Augmented Reality is aan een enorme opmars bezig mede doordat het voor personeel en klanten een perfect middel is om complexe taken te visualiseren.

 

Een goed voorbeeld op personeelsvlak is te vinden bij een meubelmaker die een visuele vertoning wilt laten zien van het meubel dat binnenkort gemaakt wordt. Of wat denk je van een interieurarchitect die vooraf middels Augmented Reality kan laten zien hoe een bepaalde ruimte er straks uitziet? Datzelfde gaat op voor Virtual Reality waarbij de gebruiker een complete ruimte kan zien in een andere staat. Wil je weten hoe jouw nieuwe kantoor eruitziet? Middels Virtual Reality kan een omgeving worden ontworpen waardoor je vooraf al een betrouwbare impressie van de mogelijkheden krijgt.

 

Op het gebied van sales is Augmented Reality en Virtual Reality net zo krachtig. Het eerder besproken voorbeeld van het tonen van producten in een andere setting kan ervoor zorgen dat een koper een beter beeld krijgt van het product dat aangeschaft wordt.

 

Als een bepaald product lastig op basis van persoonlijke visualisatie in te beelden is, is het  gebruik van virtual reality tegenwoordig onmisbaar. Dit kan het middel zijn dat een klant over kan halen om in het product te investeren. Slechts doordat een ‘tastbaarder’ beeld van de mogelijkheden worden weergeven.

 

Onderstaande mag geplaatst worden, let goed op h-tags

 

Slimme camera’s en rookmelders

 

Het spreekt voor zich dat werkgevers alles willen doen om de veiligheid van hun werknemers te waarborgen. Dit kan zichtbaar en onzichtbaar, waarvan een groeiend deel het personeel niet zal opvallen. Ook deze veiligheidsmaatregelen worden steeds slimmer met de komst van slimme camera’s en rookmelders. Slimme camera’s zijn in staat om effectiever het pand te beveiligen. Zo kunnen verantwoordelijken direct een melding met beeld ontvangen wanneer iemand zich in een specifieke ruimte bevindt. Vervolgens kan direct actie worden ondernomen waardoor het gevaar aangepakt kan worden.

 

Rookmelders zijn ondertussen net zo slim, mede doordat ze gekoppeld kunnen worden aan de apparaten van beslissingsmakers. Hierdoor kan een calamiteitenplan sneller en effectiever worden geactiveerd wanneer een van de rookmelders rook detecteert. Voor de werkgever betekent dit dat er een beter intern begrip van veiligheid is. Vooral naarmate meer personen gekoppeld worden aan dergelijke veiligheidsprotocollen.

 

Ten slotte mogen de vele bewegingssensoren niet ontbreken. Tenminste, indien de werkgever daarvan gebruik wilt maken. Niet ieder bedrijf is even geschikt om grootschalig gebruik van bewegingssensoren te maken. Een goed voorbeeld van het gebruik van bewegingssensoren is om de bezetting van ruimtes te beheren. Binnen grote organisaties zijn er behalve veel medewerkers ook veel ruimtes aanwezig. Het gebruik van deze ruimtes dient idealiter geoptimaliseerd te worden. Medewerkers hebben echter niet de tijd om bij een aanstaande vergadering iedere ruimte af te gaan. Middels bewegingssensoren kan binnen een fractie van een seconde gezien worden welke ruimtes leeg zijn. Hierdoor kunnen werkgevers ook sneller overtollige ruimtes waarnemen en het aantal vierkante meters verminderen.

 

De invloed van innovatie op de externe bedrijfsidentiteit

 

Dat innovatie een positieve invloed op het bedrijfsimago heeft is voor niemand een verrassing. Innovatie speelt namelijk binnen de ontwikkeling van het bedrijfsklimaat een onmiskenbaar belangrijke rol. Daarom waarderen werknemers, werkgevers en diverse instanties innovatie, helemaal als op een nieuwe manier innovatie binnen een branche wordt geïntroduceerd. Diverse technologieën kunnen namelijk de kosten voor de eindgebruiker omlaag brengen doordat een combinatie van bedrijven hier de perfecte toepassing voor ontdekt. En daar profiteren we allemaal van.

 

Op kleinere schaal mag de invloed van innovatie op de externe bedrijfsidentiteit niet achterwege blijven. Potentiële klanten zien innovatie als een actieve indicator van vooruitstrevendheid en nieuwsgierigheid. Dat terwijl veel vormen hiervan, zoals een slim kantoor, niet altijd een hoge investering vereisen. Deze positieve invloed kan uiteindelijk uit verschillende groepen blijken, waaronder het personeel, bedrijven, instanties en consumenten.

 

Personeel

 

Het personeel speelt op een groot aantal verschillende niveaus een permanente rol binnen organisaties. Behalve dat het eindproduct door het personeel wordt gecreëerd, is het personeel ook een reflectie van de bedrijfsidentiteit. Personeel dat niet met de tijd meegaat en dit ook niet toepast in de geproduceerde resultaten, worden door buitenstaanders ook op die manier verbonden met het bedrijfsimago. Het mes snijdt hierbij aan twee kanten, want het personeel identificeert zich ook met het imago dat de werkgever zelf creëert. Een ouderwets imago wordt al snel verbonden met hoe de werknemer zich voelt en gedraagt. Een innovatief imago wordt net zo snel overgedragen op het personeel. En als een organisatie een innovatief imago naar buiten wilt dragen, is dat dan ook onmisbaar om middels het personeel te doen. Zo is een kantoor van de toekomst niet compleet zonder het personeel van de toekomst.

 

Daarbij kan ook nieuw personeel worden aangetrokken vanwege het innovatieve imago van de potentiële werkgever. Want een innovatief imago betekent dat een organisatie met werknemers wilt meedenken. Ideeën worden ook echt gehoord en opgepakt. En dat spreekt een groeiend aantal werkzoekenden aan. In een industrie waar War on Talent maar al te realistisch is, is het daarom een must om innovatie centraal te stellen.

 

Partners

 

Binnen ieder bedrijfsklimaat is samenwerking tussen verschillende bedrijven onmisbaar, ook als uitsluitend een product aan de consument geleverd wordt. Een innovatief bedrijfsimago draagt bij aan de status binnen diezelfde branche als vooruitstrevend bedrijf. Meerdere experts hebben de voordelen hiervan toegewezen van het worden van een centraal aanspreekpunt tot een vaker gekozen partner dan niet-innovatieve opties.

 

Instanties

 

Voor het verkrijgen van subsidies of opdrachten van grote overheidsinstanties is een imago nodig dat bij een bedrijf past dat met de toekomst bezig is. Dergelijke samenwerkingen gaan zelden naar bedrijven die als het ware stilstaan. Vooral als aan grote tenders wordt deelgenomen is het daarom belangrijk om een innovatief een vooruitstrevend imago naar tafel te kunnen brengen.

 

Samenwerkingen met overheidsinstanties zijn voor grote maar ook kleine bedrijven steeds belangrijker. Om de kansen hiervan te verhogen, is een interne en externe presentatie van innovatie de eerste stap.

 

Consumenten

 

Ook als jouw eindproduct niet voor de consument maar voor andere bedrijven bestemd is, kan een perceptie van innovatie van jouw bedrijf door de consument bijdragen aan de bedrijfsresultaten. Uiteindelijk zijn het namelijk de consumenten die werkzaam zijn bij potentiële partners en klanten. Imago’s worden dan ook via verschillende routes gevormd.

 

Innovatie in een kantoor wordt op een andere manier door consumenten dan partners ervaren. Partners of klanten komen daadwerkelijk het kantoor binnen en zien op welke manier innovatie wordt uitgedragen. Consumenten niet, waardoor op andere wijze de consument bereikt moet worden. Een optie hiervoor is het gebruik van marketinguitingen ten behoeve van brand building onder de consumentengroepen.

 

Naarmate een merk als innovatief onder consumenten is opgebouwd, vloeit dit na een lange periode door tot mogelijke klanten. Hier kunnen innovatieve bedrijven op lange termijn de vruchten van plukken.

 

Hoe kan je jouw eigen kantoor slimmer maken?

 

Wil je met weinig resources een kantoor slimmer maken? Wil je kunnen profiteren van de voordelen die bij een slim kantoor in potentie kunnen ontstaan? Dan kan dat ook op kleine schaal zonder grote investeringen te doen.

 

Het grootschalig invoeren van innovatie binnen organisatie brengt logischerwijs hoge investeringen met zich mee. Veel bedrijven willen echter, net als jou, dit eerst op kleine schaal kunnen uitproberen. Gelukkig kunnen veel afdelingen gebruik maken van slimme technologieën zonder veel te hoeven investeren. Mochten de investeringen zich uitbetalen kan op een later moment gekozen worden alsnog over te gaan op een grootschalige innovatie omslag.

 

Hieronder hebben we enkele methodes genoemd die jij kunt gebruiken om je kantoor vandaag nog slimmer te maken.

 

 If this, Then That!

 

IFTTT is de app voor het automatiseren van processen, of dat nu thuis of op kantoor is. De app die in 2010 voor het eerst op de iPhone te downloaden was, is ondertussen in staat om een groot aantal automatisaties bij te houden en te regelen. Via de app kunnen gebruikers binnen enkele seconden automatisaties opzetten tussen verschillende apparaten. Het is daarom wel nodig dat er al bepaalde apparaten aanwezig zijn. Voor een groot aantal automatisaties heb je echter alleen je telefoon en/of je locatie nodig. Dus daar gaan we ons als eerst op richten!

 

Wil je dat er automatisch een bericht in Slack wordt gestuurd als iemand op kantoor is? Dan kan je via IFTTT inschakelen dat er een bericht wordt gestuurd elke keer als iemand voor het eerst op een dag contact met het WiFi-netwerk maakt.

 

Slimme verlichting

 

Een van de leukste automatisaties die met IFTTT gemaakt kan worden, is in combinatie met Philips Hue lampen. Deze slimme lampen kunnen in vrijwel iedere fitting geplaatst worden en zijn ideaal om een slim kantoor mee in te richten. Indien een automatisatie via IFTTT wordt aangemaakt, kunnen gebruikers instellen dat de verlichting alleen aangaat als ze aanwezig zijn. Ook kan de verlichting worden ingeschakeld op basis van beweging. Wil je voor ieder moment van de dag andere verlichting? Of wat sfeervollere verlichting als het buiten kouder wordt? Dan kan dit net zo makkelijk worden ingesteld door de lampen via IFTTT te koppelen met jouw Weer-app!

 

En dan hebben we het nog amper gehad over de milieu-impact van IFTTT in combinatie met verlichting. De verlichting hoeft namelijk een stuk minder vaak aan als de verlichting alleen aangaat op basis van jouw aanwezigheid. Twee vliegen in één klap!

 

Slimme thermostaat

 

Of wat dacht je van het koppelen van de app met de thermostaat? Als niemand aanwezig is, schakelt de thermostaat zich automatisch uit. Maar als de thermostaat via IFTTT ziet dat jij op het WiFi-netwerk bent, schakelt de thermostaat zichzelf automatisch door naar een temperatuur die jij fijn vindt. Hierdoor hoef je het nooit koud te hebben en wordt er niet onnodig gestookt.

 

Wist jij dat je zelfs een stofzuigerrobot kunt koppelen met IFTTT? Het moment dat de app ziet dat iedereen het kantoor verlaten heeft krijgt de stofzuigerrobot een seintje. En zuigen maar!

 

Plaats op elke afdeling Voice assistants

 

En dan mogen de populaire stemassistenten natuurlijk niet ontbreken. Want welk modern kantoor kan nu nog zonder Alexa of Siri? Van de Apple HomePod tot de Amazon Alexa, met een goed ingestelde Voice assistent kunnen veel taken makkelijker worden gemaakt. Ook kan het net dat extra niveau aan de sfeer geven. De moderne voice assistenten hebben namelijk een stuk meer humor dan je denkt.

 

Uiteindelijk kan je deze assistenten op dezelfde manier met apps koppelen zoals dat met IFTTT mogelijk is. Van het aanpassen van de verlichting tot het afspelen van een leuke afspeellijst als het vrijdag borreltijd is.

 

Waar deze Voice assistent echt van pas komen, is als een eigen assistent. De naam is namelijk niet zonder reden gekozen. Van het bijhouden van je agenda tot het inplannen van afspraken en het bellen van collega’s. De assistent kan alles voor je regelen.

 

Slimme vergaderruimtes

 

In een kantoor mag de vergaderruimte de innovatie niet onthouden worden. We kennen dan ook genoeg innovaties die de vergaderruimte een stuk sterker kunnen maken. Een van de belangrijkste hiervan is de verbeterde conference call waarbij schermen en alle communicatie gestroomlijnder geregeld kan worden.

 

Vanaf het moment dat de vergadering begint, kunnen alle deelnemers gebruik maken van de aanwezige apparaten. Ook wordt duidelijk gegeven wie aan het wordt is en wie de ‘owner’ is van de beelden die simultaan op het scherm worden weergegeven. Verder is het zelfs mogelijk om digitaal notuleren te formuleren op basis van de besproken informatie. Een aangewezen notulist is hierdoor verleden tijd.

 

Hoever moet je je personeel meenemen in het slimme kantoor?

 

Diverse kantoren zijn ondertussen ver op het gebied van innovatie. Behalve de hierboven besproken innovaties kunnen kantoren namelijk het personeel dieper integreren met de mogelijkheden. Lang niet al deze innovaties zullen echter door al het personeel als even positief worden ervaren. Het is daarom belangrijk om te onderzoeken welke innovaties wel geplaatst zijn en welke niet.

 

Privacy

 

Praktisch ieder bedrijf hecht veel waarde aan het bewaken van de privacy van het personeel. Als werknemer wil je er zeker van zijn dat er op een veilige manier met jouw gegevens wordt omgegaan. Daarom worden bedrijven met datalekken ook ieder jaar harder aangepakt.

 

Dat het aan bedrijven is om de privacy van hun werknemers te bewaken spreekt voor zich. Maar in hoeverre draagt een slim kantoor hieraan bij. Wordt er dan juist niet meer data verzameld?

 

Op veel vlakken wordt de data niet persoonsgebonden opgeslagen. Dat wil zeggen dat gebruiksgegevens niet zomaar gekoppeld kunnen worden aan een specifiek persoon. Dit verschilt logischerwijs per app en automatisatie. Het is daarom belangrijk dat dit per samenwerking nader wordt bekeken.

 

Ook dient onder het personeel in een slim kantoor te worden nagegaan welke gegevens wel van de werknemers mag worden verzameld en welke gegevens wel. Hierbij is het altijd aan de werknemer om te bepalen welke gegevens mogen worden gebruikt.

 

Gezondheid

 

Slimme wearables zijn de afgelopen jaren sterk in opkomst. De Fitbit en Apple Watch zijn ondertussen op de armen van miljoenen mensen te vinden. Maar wat is de dynamiek wanneer een werkgever het gebruik van wearables stimuleert?

 

Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat een verhoogd bewustzijn van de fysieke staat bijdraagt aan minder ziekteverzuim en hogere productiviteit. De meest eenvoudige wijze vanuit werkgevers om dit bewustzijn te verhogen, is door personeel een wearable als een Fitbit of Apple Watch te geven. Op dit soort wearables is continu informatie te vinden over de gezondheid van de gebruiker, waaronder de hartslag, HRV en het aantal dagelijkse stappen.

 

De vraag is echter of werknemers wel zitten te wachten op dergelijke innovaties. Wil iedereen wel op deze manier werken aan hogere productiviteit of minder ziekteverzuim?

 

Onderzoekt adviseert alleen de werknemers te stimuleren om wearables te gebruiken ten behoeve van gezondheid wanneer zij zelf aangegeven dit te willen doen. Hier dienen geen vergoedingen aan verbonden te worden aangezien het volgens onderzoekers alsnog op een geforceerde beslissing kan uitkomen. Een goed alternatief hiervoor is om een programma op te zetten waar werknemers kosteloos in het bezit van een wearable kunnen komen. Vervolgens kunnen zijn persoonlijk bijhouden of de gezondheidsdoelen gerealiseerd worden.

 

Controle

 

Een slim kantoor dat boordevol innovaties zit hoeft niet altijd een positieve invloed op de stemming te hebben. Verschillende innovaties kunnen namelijk als gevolg hebben dat het personeel zich gecontroleerd wordt. Wie is hoe laat binnen? Welke ruimtes worden gebruikt? Hoe vaak draait iemand aan de thermostaat? Hoeveel is een persoon met welke taken bezig?

 

In theorie kan op vrijwel ieder onderdeel data worden verzameld. Als werkgever mag dit niet het doel zijn, het mag alleen het middel zijn om de sfeer te verbeteren en eventueel de productiviteit te verhogen, uitsluitend als dit geen negatieve impact op de privacy en sfeer heeft.

 

Werkgevers dienen daarom met een specialist en het personeel na te gaan welke innovaties en slimme applicaties geschikt zijn. Vervolgens kunnen deze applicaties stelselmatig worden ingevoerd en door een passend feedbackmechanisme verbeterd te worden.

 

Flowork en het slimme kantoor van de toekomst

 

Flowork is de kantoorinrichter die bedrijven, klein en groot, graag wilt helpen met het ontwerpen van het kantoor van de toekomst. Wij hebben de vakmensen aan boord om een kantoor future-proof te maken middels verschillende innovaties. Hierbij wordt altijd gekeken naar het imago van het bedrijf, de wensen van het personeel en de branche waarin het bedrijf actief is. Per tak verschillen de mogelijkheden namelijk sterk.

 

Als kantoorinrichter helpen we bedrijven dan ook graag om een productief kantoor interieur samen te stellen dat ook nog eens slim is. We kunnen voor ieder budget slimme oplossingen voorstellen waarmee een kantoor beter inspeelt op de eindgebruiker, namelijk het personeel.

 

Benieuwd naar de mogelijkheden? We vertellen je graag meer over wat Flowork voor jouw organisatie kan betekenen.

Over de schrijver
Reactie plaatsen