Tijd is geld: binnen korte tijd een nieuwe werkplek inrichten zonder dubbele kosten
9 oktober 2018 

Tijd is geld: binnen korte tijd een nieuwe werkplek inrichten zonder dubbele kosten

Soms kan je zomaar binnen een week uit je huidige werkplek groeien. De opdrachten komen uit alle en hoeken binnen waardoor er extra vierkante meters nodig zijn om de ambities te kunnen realiseren. Jonge, dynamische bedrijven willen niet stilzetten. Groei is het best mogelijke teken aan de wand en je moet daarom direct kunnen uitbreiden wanneer daar behoefte aan is.

Als de nieuwe locatie eenmaal gevonden is willen bedrijven vaak zo effectief mogelijk verhuizen. Iedere seconde dat er niet gewerkt kan worden vanwege de verhuizing is een verloren seconde. Daar komt nog bij dat bedrijven vaak zo lang mogelijk op de oude locatie willen blijven doorwerken wanneer de nieuwe locatie nog niet helemaal af is.

Oftewel, een snelle en effectieve verhuizing is cruciaal. Hoe voorkom je dat een verhuizing invloed op de dagelijkse werkzaamheden heeft?

De impact van een verhuizing

Er zijn de afgelopen tien jaar meerdere onderzoeken naar de impact van een verhuizing van bedrijven geweest. In 2005 onderzocht de Universiteit van Tilburg wat de invloed van een verhuizing op de bedrijfsresultaten zijn. Het onderzoek concludeerde dat de kwartalen voorafgaand de verhuizing vrijwel altijd gekenmerkt werden door een omzetstijging. Niet heel vreemd natuurlijk.

De reden dat bedrijven verhuizen is volgens hetzelfde onderzoek 60 procent van de tijd dat het bedrijf uit de huidige werkplek gegroeid is. Wat interessant is, is wat er in de kwartalen tijdens en na de verhuizing gebeurd.

In bijna 85 procent van de gevallen heeft een verhuizing een negatieve invloed gehad op het bedrijfsresultaat. Slechts 15 procent van de voorbeelden liet geen specifieke daling zien. Waardoor de onderzoekers konden concluderen dat een verhuizing een negatief effect heeft op het bedrijfsresultaat.

Maar wat is dan precies de invloed van een verhuizing? Hoe kan een verhuizing het bedrijfsresultaat drukken? De mogelijke oorzaken hiervan worden door ons gebruikt om juist onze klanten van deze gevolgen te behoeden.

  • Lagere productiviteit vanwege stressvolle gebeurtenis (verhuizing)
  • Meer interne fouten veroorzaakt door onduidelijke verplaatsing van middelen (bijvoorbeeld nieuwe indeling van afdelingen zonder enige gedachte)
  • Verminderde motivatie en enthousiasme als gevolg van gebrek aan sfeer binnen de nieuwe werkplek
  • De bovenstaande gevolgen kunnen allen bij een verhuizing voorkomen. Gevolgen met een aanzienlijke invloed op de bedrijfsresultaten. Met de juiste aanpak, kunnen deze effecten echter aanzienlijk verminderd worden.

We vergeten vaak de invloed van een verhuizing op het personeel

Weinig bedrijven besteden aandacht aan de invloed van een verhuizing. Tijdens een verhuizing hebben ze namelijk al genoeg aan hun hoofd. Pas achteraf wordt ontdekt wat de daadwerkelijke impact van de verhuizing is geweest op niet alleen het bedrijfsresultaat, maar ook het personeel. Een verhuizing kan het interne stressniveau ongemerkt verhogen.

Hoe ongelukkiger het personeel is, hoe meer effect dit na verloop van tijd zal hebben op de werkzaamheden. En dat is een effect dat je koste wat kost wil voorkomen.

Een van de eerste vereisten om dit te voorkomen, is door de verhuizing zo snel mogelijk uit te laten voeren. Idealiter wordt een verhuizing een directe overgang waarbij er zo min mogelijk in een ‘staat van verhuizing’ wordt gewerkt.

Wanneer een bedrijf van A naar B verhuist om het groeiende personeelsaantal te kunnen huisvesten, zal de nieuwe locatie nog niet direct voorzien zijn van alle nieuwe werkplekken. Mogelijk is een deel van de werkplekken gereed, maar komen de nieuwe werknemers op werkplekken terecht in een volledig andere stijl.

Beide situaties zullen geen positieve invloed hebben op de werksituatie. En daarom wil je een verhuizing zo slim mogelijk aanpakken.

Dus. Hoe moet het wel?

De bovenstaande informatie betekent natuurlijk niet dat je dan maar niet moet verhuizen. Integendeel zelfs: het kan er uiteindelijk voor zorgen dat je nóg effectiever kunt werken. Maar dan moet het wel goed gebeuren.

Via bedrijven als de onze kan je binnen twee weken een kantoor tot wel 30 werkplekken, van bureau’s tot vergaderplekken, volledig ingericht hebben. Soms is dit binnen een nog korter tijdsbestek mogelijk.

Doordat er de ruimte tijdelijk wordt ingericht met meubels die al voorradig zijn, kan je dus veel sneller intrek nemen. Hiermee voorkom je dubbele huurkosten (wat in de praktijk al snel twee tot drie maanden huur kan schelen!) en moeizame verhuizing. Het personeel zit niet meer maandenlang tussen de verhuisdozen op het oude meubilair te werken in een omgeving waar geen teken van sfeer te bekennen is.

In tegenstelling tot wat je zou verwachten, kan je nog uit bijzonder veel soorten en kleuren meubels kiezen. Het creëren van een unieke werkomgeving is dus zelfs op korte termijn mogelijk.

Hierdoor zal je een stuk sneller over kunnen gaan dan wanneer de verhuizing op de ‘ouderwetse’ manier geregeld wordt. En je hoeft ook niet in te boeten aan sfeer. De sfeermakende producten en ruimtes, zoals een telefooncel als calling booth of een FatBoy paleis om te ontspannen, kunnen op een later moment aan het interieur worden toegevoegd om het nieuwe kantoor verder aan te kleden.

Zelf een verhuizing zo snel en soepel mogelijk laten verlopen? Dan is dit lijstje onmisbaar

Heb je geen tijd of middelen om een expert in te schakelen om jouw verhuizing zo efficiënt mogelijk te laten verlopen? Dan kan je jouw verhuizing gewoon door laten gaan, maar wel met de volgende tips in het achterhoofd.

1. Wat je ook doet, niets is zo belangrijk als het personeel

Tijdens een verhuizing kan je soms het primaire onderdeel van jouw organisatie uit het oog verliezen: het personeel. Zonder gemotiveerd en enthousiast personeel zal een organisatie gegarandeerd een verschuiving van het resultaat zien. De productiviteit gaat omlaag, het ziekteverzuim omhoog en de communicatie loopt niet zo soepel als op de vorige locatie.

Door tijdens deze hectische periode juist extra aandacht aan het personeel te besteden, voorkom je dat een verhuizing negatieve invloed op de gemoedstoestand van het personeel heeft. Onze tips?

  • Las tijdens de verhuizing een teamuitje in zodat er even niet aan de verhuizing hoeft worden gedacht
  • Betrek werknemers bij het indelen van het nieuwe kantoor. Bij welke indeling voelen zij zich prettig? Wat zouden zij graag zien op de nieuwe locatie?
  • Let tijdens deze periode extra goed op welke personeelsleden er last lijken te hebben van de verhuizing. Probeer ze bij te staan door bijvoorbeeld eerder het nieuwe kantoor te laten zien of extra te betrekken bij het proces

2. Richt de nieuwe werkplek in twee fases in

Als je een nieuwe werkplek inricht zijn er meerdere manieren om dit vorm te geven. De meeste bedrijven kiezen ervoor om alles in één keer in te richten. Dit is makkelijker en lijkt op het eerste gezicht altijd goedkoper. Daarentegen zal er langer gewacht moeten worden totdat het interieur volledig af is en bestaat er weinig flexibiliteit met het nieuwe interieur.

Wij zijn daarom, in het geval van snelle verhuizingen, een groot voorstander van een inrichting in twee fasen. Daarmee bedoelen we dat eerst de basis wordt aangekleed, wat doorgaans het minste tijd kost, om vervolgens in een latere fase sfeermakende meubels toe te voegen.

Hierdoor kan er meteen gewerkt worden in een omgeving die na verloop van tijd verder geoptimaliseerd kan worden.

3. Durf te veranderen wanneer dat nodig is

Ook kan het voorkomen dat de gekozen inrichting niet bij een bedrijf blijkt te passen. Van verkeerd gekozen kleuren tot een indeling die de communicatie niet weet te bevorderen: de kleinste details kunnen grote invloed hebben.

Het zal de investering vrijwel altijd waard zijn om alsnog het roer om te gooien. De korte termijn investering voor een geoptimaliseerde werkplek met interieur dat bij jouw bedrijf past, zal de negatieve trend omkeren.

Laat ons je helpen

Wil jij niet langer dan nodig is tussen de verhuisdozen zitten? En jouw personeel laten terechtkomen op een plek waar zij zich direct thuis kunnen voelen? Dan kunnen de specialisten van Flowork daarbij helpen!

Wij kunnen binnen twee weken een kantoor tot wel 30 werkplekken inrichten (van bureau’s tot vergaderplekken). Hierdoor voorkom je dubbele huurkosten en wordt het personeel zo min mogelijk belast met de verhuizing.

Benieuwd wat wij op dit gebied allemaal kunnen betekenen? Dan komen we graag met je in contact!

Bron: Knoben, J. en L.A.G. Oerlemans (2005). “The effects of firm relocation on firm performance” ERSA 39(1): 47- 59

Over de schrijver
Reactie plaatsen