Een werkomgeving waar werknemers zich prettig voelen en hun ei kwijt kunnen, is een werkomgeving waar bovengemiddelde prestaties kunnen worden geleverd. Volgens diverse onderzoeken zorgt een prettige werkomgeving voor een hogere productiviteit en een betere flexibiliteit. Zo zouden bedrijven waar aandacht werd besteed aan de werkomgeving sterker uit de vastgoedcrisis zijn gekomen dan bedrijven waar dit geen aandacht heeft gekregen. Wat precies een prettige werkplek maakt, wordt zelden concreet besproken. De tien websites die wij hebben onderzocht die zich op dit onderwerp richten, maken allen gebruik van andere factoren. Op basis van wetenschappelijk onderzoek kijken wij welke factoren en kenmerken bij een prettige werkomgeving passen.
Een stimulerende werkomgeving ziet er voor iedereen anders uit
Wat voor de een ervaren wordt als een productieve werkplek, kan door een ander worden ervaren als een verloren dag. Vooral als het gaat om productiviteit heeft een werkplek grote invloed op onze prestaties. Een te drukke, te warme of juist te koude werkplek kan ongemerkt onze prestaties sterk beïnvloeden. Het creëren van een perfecte werkplek is op voorhand al onmogelijk, waardoor het per persoon samenstellen van een prettige werkplek bijna net zo ingewikkeld is.
Gelukkig bestaan er verschillende methodes om te ontdekken wat voor type werkplek bij een werknemer past. Het is dan ook zeer belangrijk dat per type werknemer onderzocht wordt wat voor werkplek als prettig wordt ervaren. Door de informatie te achterhalen en te delen, weet een ervaren kantoorinrichter precies wat voor werkplek hierbij past.
Een goede werkplek soort in veel gevallen al snel voor een prettige werkomgeving, alhoewel hier meer factoren voor afhankelijk zijn. Deze factoren worden nader in dit artikel besproken.
Vergaderruimtes, open kantoortuinen, kleine overleg booths… Verschillende medewerkers en verschillende typen werk vragen om verschillende werkruimtes. Ook met de functie van de ruimte kan rekening gehouden worden in de inrichting van een prettige werkruimte.
Onderzoek naar persoonlijke voorkeuren
Onderzoek naar werkplekken komt sinds afgelopen decennia steeds vaker voor. De meeste van dit soort onderzoeken richt zich ofwel op zelfstandigen of grote organisaties. Dat wil zeggen dat tot dusver er te weinig onderzoek naar kleine en middelgrote bedrijven is gedaan. Tevens zijn de aanwezige onderzoeken gedaan in andere landen waar andere managementstijlen worden gebruikt dan in West-Europa. Het traceren van de persoonlijke voorkeuren met als doel deze aan een werkplek ofwel werkomgeving te koppelen, gebeurt dan ook op basis van algemene methodieken.
De eerste is door simpelweg kwalitatief onderzoek te doen naar wat werknemers prettig vinden. Het interviewen van werknemers zorgt behalve voor persoonlijke voorkeuren ook voor inzicht naar de huidige verstandhouding van het personeel. Hier kan tenslotte meteen met een nieuwe inrichting op worden ingespeeld.
Tijdens de interviews moet echter het onderzoeken van de persoonlijke voorkeuren die aan een werkplek worden gesteld op de eerste plek staan. Voor iedere branche verschillen de precieze vragen die relevant voor de perfecte werkplek zijn. De onderstaande vragen geven een impressie van de mogelijke vragen;
- Vind je het belangrijk om in de buurt van andere collega’s te zijn?
- Hoe ervaar je verbale communicatie op jouw afdeling?
- Hecht je waarde aan een gezonde werkhouding?
- Zou je staand willen werken?
- Met welke afdelingen heb je veel contact?
- Heb je een groot of klein bureau nodig?
- Welke kleuren maken jou gelukkig?
Voor ieder bedrijf verschillen deze vragen, aangezien niemand zo goed weet als waar waarde aan wordt gehecht als de werknemer zelf. Tevens is het van belang dat tijdens de interviews nieuwe inzichten worden gedaan om het onderzoek verder af te bakenen. Hierdoor kunnen kenmerken worden getraceerd die anders verborgen zouden zijn gebleven.
Testen van verschillende opzetten
Een andere methode die veel voorkomt, is het testen van verschillende werkplekken en omgevingen. Deze experimentele aanpak wordt vooral gebruikt binnen jonge bedrijven waar veel flexibiliteit aanwezig is. Het is namelijk niet ongewoon dat de complete opzet waarin medewerkers werken wordt aangepast als blijkt dat de ruimte niet voldoende geoptimaliseerd is voor de gebruikers.
Het testen van verschillende opzetten wordt niet aanbevolen wanneer het huidige personeel jarenlang binnen een gelijke opzet gewerkt heeft. Doordat naar alle waarschijnlijkheid de opzet meerdere keren moet worden aangepast, kan dit voor onnodige stress op het kantoor zorgen. Wij adviseren in dat geval voor de eerstgenoemde optie te kiezen.
Mocht het uittesten van verschillende ‘instellingen’ een optie zijn, is het van groot belang dat er een sterke organisatie wordt opgezet die verantwoordelijk is voor het testen. De organisatie hiervan dient bij een twee- of drietal personen te liggen die tijdens deze verschillende opzetten regelmatig de medewerkers interviewt over de ervaringen.
Flexibele testwerkplek
Voordat we dieper ingaan op het creëren van een prettige werkomgeving, blijven we nog even in de scope van een werkplek. Het is kortom eenvoudiger om van binnenuit naar buiten te werken dan andersom. Het testen van een complete werkomgeving is niet realistisch, simpelweg omdat een werkomgeving wordt gemaakt door de mensen die hier onderdeel van zijn. Het testen van een individuele werkplek wel. Een groot voordeel hiervan is dat een ‘testwerkplek’ kan worden opgezet midden binnen een bestaande werkomgeving om vervolgens door werknemers getest te worden.
Als het doel is om een werkomgeving te creëren waar werknemers hun maximale potentieel kunnen benutten, is het vinden van de perfecte werkplek de eerste stap. De juiste kantoormeubelen op de juiste plek afgesteld op de eindgebruiker.
Met een flexibele testwerkplek kan het hoofd van deze transformatie per werknemer een werkplek creëren. Vervolgens kan op basis van feedback de werkplek worden aangepast zodat door middel van trial and error een prettige werkplek ontstaat. Het moet als natuurlijk aanvoelen terwijl het bureau en omliggende objecten tot stand zijn gekomen door middel van onderzoek.
In de inrichting van het kantoor van Cape Group kozen wij voor een mix van fun, openheid en focus door middel van het gebruik van grote open ruimtes, aangevuld met kleinere overlegplekken en inspirerende focus booths. Zo is er voor iedere werknemer een fijn plekje om te werken.
Best practices
Is er onvoldoende tijd om werknemers te interviewen, testwerkplekken op te zetten of opstellingen uit te testen? Dan is het direct toepassen van werkomgeving best practices de snelste weg naar een hogere productiviteit en meer motivatie. Veel van deze best practices kunnen echter een grote impact op de sfeer hebben, positief en negatief, waardoor het belangrijk is deze best practices in fases uit te testen.
De kleinste best practices dienen hierbij voorrang te krijgen. Bij elke nieuwe best practice die wordt toegepast, dient nauwkeurig te worden gekeken wat hiervan het effect is. Indien het effect niet positief is, kan het op korte termijn worden geneutraliseerd om eventueel op een later moment weer te worden toegepast. Werpt een best practice direct zijn vruchten af? Dan is het introduceren van relevante best practices de volgende stap.
Later in dit artikel worden verschillende best practices uitvoerig besproken. Deze best practices worden door kantoorinrichters als basis genomen bij het creëren van een prettige werkomgeving. Omdat het mensen zijn die de sfeer op een bepaalde afdeling bepalen, is de uiteindelijke werkomgeving altijd een combinatie van deze best practices en bestaat er geen vaste formule.
Gezonde werkplek waar op ieder vlak in de werknemer wordt geïnvesteerd
Een groeiend aantal werknemers waardeert de inspanningen van werkgevers voor het stimuleren van een gezonde werkplek. Gezond werken is de laatste jaren een belangrijk onderwerp geworden. Kantoorinrichters weten dan ook precies welke kantoormeubelen bij een gezonde werkplek passen. De keuze binnen dit gebied is inmiddels enorm.
Op vier aspecten kan gezondheid op de werkvloer een rol spelen, namelijk voor;
- Het lichaam
- De geest
- Het gedrag
- Ontwikkeling
Ondertussen is het voor een kantoorinrichter en werkgever veruit het makkelijkst om een prettige werkomgeving te creëren voor het lichaam. Kantoormeubelen doen meer dan het halve werk, ze zorgen niet alleen dat een gezonde werkhouding wordt aangenomen maar ze stimuleren ook nog eens de gebruiker regelmatig te bewegen.
Het lichaam
Lang niet iedereen heeft even veel behoefte aan een werkplek waarbij het lichaam naar een houding wordt geduwd die beter voor het lichaam is. Het is op voorhand dan ook belangrijk dat wordt geïnformeerd wie hier specifiek behoefte aan heeft. Voor deze groep bestaat een scala aan kantoormeubelen dat uitermate geschikt is om een gezonde werkhouding te stimuleren. Denk hierbij aan een zadelkruk of een zit-sta bureau.
Voor een werknemer kan extra beweging belangrijker zijn dan de werkhouding. Een gezonde werkhouding staat bij steeds meer werknemers al hoog op de lijst. Het krijgen van meer beweging tijdens een werkdag kost daarentegen meer tijd. En bij veel mensen is dat tijd die niet past binnen een al drukke agenda.
Diverse kantoormeubelen zijn echter in staat die beweging te brengen. Dit kan een kleine aanpassing zoals een zadelkruk zijn tot een bureaufiets. Een zadelkruk kan, in combinatie met een sta bureau, de gebruiker stimuleren met enige regelmaat te bewegen. De vuistregel van experts is namelijk dat iemand die zittend werkt, minimaal 5 minuten per uur moet wegen. Met een zadelkruk is je lichaam in het geval van een sta bureau continu actief. Hierdoor is de drempel voor een kort looprondje zeer laag. Als je zittend werkt, vergeten we vaak wanneer het tijd is om te bewegen.
De geest
Waar met kantoormeubelen voor het lichaam een prettige werkomgeving kan worden gestimuleerd, is de werkgever aan zet als het op de geest en het gedrag aankomt. Met de geest, bedoelen we de mentale staat van een medewerker. Een gelukkige medewerker is zonder al te veel zorgen en stress aan het werk en voelt zich op zijn of haar plek. Om dit echter te realiseren, moet vanuit management voldoende ruimte en tijd worden gegeven.
Dit kan ten eerste door medewerkers vrijuit met elkaar te laten communiceren. Als medewerkers het nodig vinden om elkaar op te zoeken voor een gesprek, is dat doorgaans met een goede reden. Daarbij hoort ook een ruimte om dit te doen. Je wilt namelijk niet dat medewerkers ruis kunnen veroorzaken voor collega’s. Wanneer er zaken zijn die van gevoelige aard zijn, moet dit net zo makkelijk in een ruimte kunnen worden besproken waarbij privacy gegarandeerd is.
Ten slotte is het van belang dat er een aangewezen ruimte is om te ontspannen. Iedereen heeft wel eens een taak waar er vier uur of langer aaneengesloten hard gewerkt moet worden. Bij dit soort taken is volledige focus vaak vereist, waardoor het hoofd aan het einde van de taak overvol kan komen.
Het is dan wel zo prettig als er een prettige omgeving is waar medewerkers tot rust kunnen komen. Wat comfortabele zitzakken en een zachte tune kan dan al genoeg zijn. Dit soort toegewezen plekken kunnen door medewerkers als safe zone worden gebruikt om daarna op volle kracht door te gaan.
Gedrag
Bij een prettige werkomgeving hoort een gedrag waar alle medewerkers zich in kunnen vinden. Ongepast en/of onprettig gedrag kan de sfeer op een afdeling dermate negatief beïnvloeden dat het plezier van de medewerkers in het werk sterk afneemt. Iets wat je als werkgever koste wat kost wilt voorkomen maar vaak pas te herkennen is als het al te laat is.
Een van de mogelijkheden om ongewenst gedrag in een vroeg stadium aan te pakken is door twee of meer personen per ‘afdeling’ aan te wijzen die de sfeer bewaken. Dit doen zij door ‘rotte appels’ te neutraliseren, bijvoorbeeld door dit bespreekbaar te maken met management en de desbetreffende werknemers.
Tevens kunnen stijlelementen ervoor zorgen dat bepaald gedrag wordt vermeden. Als iemand een schilderij of poster ophangt waar jij je niet prettig bij voelt, wordt dat vaak onder de noemer persoonlijke voorkeur weggeschoven. Dat terwijl het jouw werkplek er niet prettiger op maakt. Door als werkgever een algemene huisstijl, eventueel per afdeling, na te streven zijn dergelijke persoonlijke stijlelementen niet toegestaan en worden dit soort situaties voorkomen.
Ontwikkeling
Een van de gevaren van grote organisaties is dat personeel het gevoel kan krijgen dat de ontwikkeling stilstaat. Iedereen wil graag een betere versie van zichzelf worden. Je wilt bijvoorbeeld jezelf kunnen ontwikkelen tot een volwaardige marketing manager of je wilt de zorg kunnen dragen over een groot salesteam. Om je echter hier naar op te werken, moet je wel de ruimte krijgen deze vaardigheden te ontwikkelen. En dat is bij lang niet iedere werkgever mogelijk.
Deze vaardigheden kunnen pas ontwikkeld worden wanneer werknemers de kans krijgen om met ervaren leiders in contact te komen. Te lange afstanden tussen afdelingen en managers voorkomen dit. Daarom dient een afdeling, wanneer aan persoonlijke en professionele ontwikkeling waarde wordt gehecht, zo te zijn ingericht dat de communicatiestromen effectief verlopen. Kies hierbij voor open afdelingen zonder afgesloten ruimtes voor personeel. Stimuleer looppaden waarbij personeel met elkaar in aanraking komt. Hierdoor neemt het contact tussen het personeel toe en zijn de mogelijkheden voor werknemers om zich te ontwikkelen optimaal.
Flexibiliteit op de werkvloer
Tegenwoordig wordt flexibiliteit maar al te makkelijk gebruikt om de dynamiek van het moderne kantoor weer te geven. Een modern kantoor dient flexibel en mobiel te zijn, waar bezoekers en collega’s van andere locaties zich soepel moeten kunnen manifesteren. De werkelijkheid laat echter zien dat het in werkelijkheid een stuk ingewikkelder is om deze flexibiliteit te realiseren. Het is namelijk niet iets dat op werknemers geforceerd kan worden.
Dat wil niet zeggen dat flexibiliteit achterwege gelaten mag worden. In deze tijd is dit juist een vaardigheid van een kantoor waarmee het verschil kan worden gemaakt. Daarom is het stimuleren van deze vaardigheid onmisbaar. Onze experts weten precies wat hiervoor nodig is.
Maar waarom is flexibiliteit zo belangrijk? Dit heeft alles te maken met de manier hoe we met veranderingen omgaan. Een omgeving kan als onprettig worden ervaren wanneer we bij veranderingen onszelf minder prettig voelen. Flexibiliteit geeft ons de weerstand om tegen een groot aantal veranderingen te kunnen. Hierdoor voelen we ons sneller op ons gemak en ervaren we een omgeving eerder als prettig.
Door gebruik te maken van verrijdbare elementen en grote variatie in typen werkplekken, zullen medewerkers zich in de werkomgeving sneller op hun plek voelen.
Variatie van de werkplek
De eerste stap om flexibiliteit te stimuleren is door de werkvloer zo in te richten dat werkplekken gevarieerd kunnen worden. Behalve een beperkt aantal werknemers waarbij een variërende werkplek geen noodzaak heeft, kunnen werknemers naar eigen wens van werkplek wisselen. Dit is natuurlijk ideaal wanneer bepaalde projecten beter kunnen worden uitgevoerd als collega’s tijdelijk in de buurt van elkaar kunnen werken.
Maar hoe kunnen vaste werkplekken en bureaus worden omgetoverd tot flexibele werkplekken? Dat kan door een select aantal werkplekken flexibel in te richten en geen persoonlijke kenmerken te geven. Het is belangrijk dat de werkplekken als vrij worden gezien. Als er persoonlijke kenmerken van een medewerker op de werkplek te vinden zijn, voorkomt dit dat de werkplek door anderen collega’s wordt gebruikt.
Ten slotte is de plaatsing van verplaatsbare tafels en bureaus een manier om variatie op de werkvloer te motiveren. Is er een groot project waar meerdere medewerkers meerdere dagen aan moeten werken? Plaats een grote tafel in het midden van de ruimte waar verschillende medewerkers aan kunnen werken. Deze werkplek kan na afloop van het project weer uit elkaar worden gehaald en door anderen als werkplek worden gebruikt.
Flexibele sta werkplekken
Staand werken is zonder twijfel een van de belangrijkste voorwaarden om gezond te kunnen werken. De mogelijkheid om af en toe te kunnen staan in plaats van zitten is voor een kantoorbaan een must. En natuurlijk is dat sinds de komst van sta zit bureaus eenvoudig mogelijk. Behalve een gezonde werkhouding biedt het sta zit bureau ook op het gebied van flexibiliteit ruimte voor vooruitgang. Een sta bureau kan namelijk gebruikt worden om variatie van werkplekken te motiveren.
Als werkgever kan gekozen worden tussen een zit en sta bureau waarbij het bureaublad door de gebruiker kan worden verhoogd. Indien het maar mondjesmaat lukt om de variatie op de werkvloer te stimuleren, is de ‘harde’ introductie middels een sta bureau een effectief alternatief.
Hiermee wordt namelijk als enige ‘staande optie’ het sta bureau als stand-alone bureau geïntroduceerd. Indien een medewerker staand wilt werken, kan dat alleen door naar het staande bureau te verhuizen. Hierdoor kan het sta bureau door alle collega’s worden gebruikt en neemt het aantal uur aan een enkel bureau af.
Verschillende ruimtes rondom de werkvloer
Van een plek om te ontspannen tot een speelruimte, sommige kantoren hebben de meest uiteenlopende ruimtes om flexibiliteit te stimuleren. Want altijd hetzelfde doen werkt volgens onderzoek absoluut niet stimulerend.
Daarom denken steeds meer kantoren aan mogelijkheden om ruimtes op te delen voor speciale bestemmingen. Alhoewel het van groot belang is dat het overgrote deel van het personeel in een grote ruimte aan het werk is en de communicatielijnen kort blijven, moeten er ook functionele ruimtes beschikbaar zijn. Deze ruimtes zijn in veel gevallen vooral een luxe. Maar wel een luxe die een positieve invloed op de werkomgeving hebben.
Een van de populairste ruimtes die wij de afgelopen tijd hebben mogen inrichten is de relaxruimte. Even helemaal een kwartiertje tot jezelf komen en de werkzaamheden van je af laten glijden. Lees een fragment uit een tafelboek om inspiratie op te doen of lig languit op een van de heerlijk zachte zitzakken.
Speelt creativiteit een belangrijke rol binnen jouw organisatie? Dan is een prettige werkomgeving pas af als er een toegewezen ruimte is waar personeel inspiratie kan opdoen. Een ruimte gevuld met tafelboeken en inspirerende posters draagt kan de gebruiker inspireren om met nieuwe ideeën te komen. Dit kan nóg effectiever worden gedaan wanneer de indeling en objecten in de ruimte periodiek wordt aangepast. Nieuwe objecten, boeken, posters of zelfs behang. Het zijn de kleine dingen die voor grootse ontdekkingen kunnen zorgen.
Ten slotte mag het kleine moderne broertje van de vergaderruimte niet vergeten worden. Deze ontmoetingsruimte, vooral geschikt voor collega’s, is er om een project in alle rust te bespreken of om juist een kopje koffie te drinken. Bespreek waar je mee bezig bent en wie weet komt de gouden tip wel van een collega.
Assortiment van ‘stoelen’
Van een kniestoel tot een bureaufiets: het aanbod bureaustoelen is diverser dan ooit. Dit is niet zonder reden. Een prettige werkomgeving moet voorzien zijn van kantoormeubilair dat bij de gebruiker past. Medewerkers zijn echter geen statische objecten. Per seizoen kunnen de wensen verschillen en dat kan ook het geval zijn als het op kantoormeubilair aankomt. Daarom is het aanhouden van verschillende flexibele bureaustoelen, zoals een zadelkruk of kniestoel, tegenwoordig niet meer ongewoon.
Zelfs op een enkele werkdag kan de behoefte voor een bepaalde stoel al verschillen. Een werknemer die ’s ochtends op het werk komt en merkt dat er een lichte rugpijn van een eerdere werkdag is ontstaat heeft niet de behoefte om de gehele dag zittend te werken. Staand werken hoeft echter ook niet de oplossing te zijn. Als in dat geval gekozen kan worden voor een kniestoel of zadelkruk, heeft de werknemer vanuit de werkgever de flexibiliteit aangeboden gekregen om van meubilair te wissen.
Best practices voor een prettige werkomgeving
Lang niet iedere best practice op deze pagina heeft met de inrichting en indeling van het kantoor te maken. Veel van deze best practices zijn daarentegen wel te herleiden naar de opzet van een kantoor. Zo helpt het als medewerkers kunnen rekenen op een marktconform salaris of een flexibele werkgever. Dit is ook nog eens opvallend vaak terug te zien aan het interieur, dat net zo goedkoop of inflexibel kan zijn opgezet.
Werkgevers die op een bepaald gebied bovengemiddeld aan hun personeel teruggegeven, doen dit vaak ongemerkt op andere gebieden ook. Daarom richten de onderstaande best practices zich op interieur en indeling gerelateerde aspecten zonder dat verschillende basis best practices uit het oog worden verloren, zoals een marktconform salaris en een flexibele werkgever.
Uitdagende werkplek
Niet alle werkzaamheden zijn even uitdagend en krijgen daarom de aandacht die hier misschien wel voor nodig is. Werkgevers willen natuurlijk dat iedere taak de benodigde aandacht krijgt. Maar hoe kan de ondernemende mentaliteit zoveel mogelijk worden gestimuleerd?
Een van de snelste manieren waarop deze instelling kan worden gestimuleerd is door een uitdagende werkplek te creëren. Het personeel moet gebruik kunnen maken van een werkplek die elke dag weer als een kans voelt. Alle inspiratie om te presteren is aanwezig. Door vervolgens enkele juiste keuzes te maken en blokken te verschuiven, wordt op iedere taak gepresteerd.
Het creëren van een uitdagende werkplek kan onder andere door verschillende dedicated spaces rondom een werkplek te maken. Ontspannen of even afreageren? Van een zitzak tot een boksbal: het kantoor heeft voor iedere emotie de juiste ruimte om tot rust te komen.
In deze ontspanningruimte bij onze klant Gaston Schul gebruikten wij verschillende elementen waarmee de medewerkers even tot rust kunnen komen.
Huiselijke sfeer
Iedere werkgever droomt ervan dat zijn werknemers ’s ochtends met een glimlach opstaan en niet kunnen wachten om naar kantoor te gaan. In veel gevallen is het thuis echtere een stuk leuker en gezelliger dan op kantoor. Dat begint al in een vroeg stadium, want het interieur van een woning nodigt natuurlijk een stuk meer uit dan dat van een kantoor.
De huiselijke sfeer van een woning heeft invloed op ons verlangen om aan het einde van een werkdag weer naar huis te gaan, samen met nog tientallen andere factoren. Uit onderzoek is gebleken dat bedrijven waarbij het creëren van een huiselijke sfeer op kantoor aandacht kreeg ervoor konden zorgen dat de werkomgeving aanzienlijk verbeterde. Medewerkers voelen zich thuis terwijl ze op kantoor zijn, waardoor prettiger en productiever gewerkt wordt.
Eerder schreven we al een compleet artikel over het zelf creëren van een huiselijke sfeer. Hier is onder andere meer informatie te vinden over het samenstellen van huiselijke elementen en waarom dit juist zo belangrijk is.
Persoonlijke touch
Niets is zo onpersoonlijk als een werkplek die tot op de details door een werkgever is ingericht. Als het een vaste werkplek betreft, moeten medewerkers in staat worden gesteld hun eigen werkplek af te maken. In de basis kunnen medewerkers geholpen worden door bijvoorbeeld een sta zit combinatie voor te stellen. De persoonlijke touch is echter een vereiste voor de totstandkoming van een prettige werkomgeving. Wanneer alle persoonlijke aspecten van een werkplek worden weggehaald, blijft er voor een medewerker niets over om zich persoonlijk verbonden aan te voelen.
Deze persoonlijke touch kan ook op afdelingsniveau worden gecreëerd door bijvoorbeeld de foto’s van het laatste kerstuitje op de muren te plakken of door een poster op te hangen van het volledige team.
Makkelijk contact met collega’s
We vinden het steeds belangrijker om makkelijker in contact te komen met collega’s. Dan bedoelen we niet contact via Slack of Whatsapp, maar verbaal contact waarbij we elkaar in de ogen kunnen aankijken. Op een deel van de kantoren is dit al mogelijk doordat afdelingen een open indeling krijgen. Een groot deel van de kantoren heeft hier echter nog niet over nagedacht, waardoor het echte contact tussen medewerkers langzaam wegebt. Uit een enquête van een bekend onderzoeksbureau is gebleken dat korte communicatielijnen een belangrijke factor voor het vormen van een prettige werkomgeving is. Als de weg naar een manager of collega te lang is, wordt gaandeweg minder contact gelegd. Dit zorgt ervoor dat een werkplek minder snel als prettig wordt ervaren met de gevolgen van dien.
Risico-inventarisatie
Wat zijn de processen als er brand uitbreekt? Wat moeten we doen als iemand onwel wordt? Als je weet dat je op een veilige plek aan het werk bent, ben je ook prettiger aan het werk. Je mag van je werkgever verwachten dat de juiste processen omtrent veiligheid van kracht zijn. Een verbanddoos bij de hand en duidelijk aangegeven noodwegen. Als werkgever wil je jouw medewerkers een veilig gevoel geven. Daarom is het van belang dat de juiste processen actief zijn wanneer er een calamiteit ontstaat, of dat nu een brand of onwel persoon is.
Plek om prestaties te vieren
Is een project afgerond of heeft iemand persoonlijke doelen behaald? Dan mag er best op de werkvloer een plek zijn waar deze behaalde doelen gevierd mogen worden. Een werkdag hoeft niet alleen te bestaan uit werken. Het vieren van prestaties zorgt ervoor dat meer mensen begaan zijn bij de werkzaamheden van collega’s en we kortom meer om elkaar denken.
Je kunt op verschillende manieren doelen en de voortgang hiervan in een kantoor weergeven. Een van de voorbeelden hiervan zijn zogeheten KPI (kritieke proces indicatoren) boards. Deze boards geven per regel een medewerker een eigen plek om taken, doelen en resultaten weer te geven. In de kantoren waar wij als projectinrichter bezig zijn geweest zijn deze boards van grote waarde geweest. En zeg nu zelf, het is toch een stuk leuker om altijd wat te vieren te hebben?
Eigen identiteit
Een van de belangrijkste best practices voor kantoorinrichting, prettige werkomgeving en brand identity binnen deze scope is het verwerken van de bedrijfsidentiteit in de werkomgeving. Als de omgeving vooral heel leuk en stijlvol is maar verder niets te maken heeft met het bedrijf zelf, is er onvoldoende connectie met de bedrijfsidentiteit.
Daarom mag workplace branding, een eerder besproken onderwerp door Flowork, ook de verdiende aandacht krijgen als het om een prettige werkomgeving gaat. We zijn uiteindelijk niet thuis maar in een kantoor aan het werk. De visie van een bedrijf wordt pas goed nageleefd als ook duidelijk is dat vanuit een visie wordt gewerkt. Wat kan deze visie beter vertalen dan een huisstijl, relevante objecten en een sfeer die hierbij past?
Vanuit deze ontspanningsruimte bij onze klant Cape Group zie je op de achtergrond duidelijk belangrijke elementen van workplace branding. O.a. door het gebruik van motiverende passende teksten en het gebruik van huisstijkleuren, draagt deze werkomgeving onmiskenbaar de Cape Group identiteit.
Maatschappelijk verantwoord kantoor
Een kantoor dat zijn steentje bijdraagt aan de duurzaamheid van ons land is een kantoor waar iedereen gelukkig van kan worden. Een gemiddeld kantoor stoot jaarlijks genoeg uit om de inspanningen van duizenden huishoudens teniet te doen. Thuis zijn we tegenwoordig allen bezig met het verduurzamen van onze woning en consumptie. Waarom blijft het kantoor dan achterwege? We zijn maar liefst 35 procent van onze tijd hier te vinden. Het is dan ook geen verrassing dat we behoorlijk wat uitstoten. Voel jij je niet beter als je weet dat jouw kantoor duurzaam bezig is?
Ook hier heeft onderzoek bewezen dat medewerkers het als prettig ervaren als de werkgever duurzaamheid centraal stelt. Dat hoeft niet alleen door inspanningen van de werkgever te gebeuren, maar kan ook vanuit de werknemers komen mits hier voldoende ruimte voor is.
Duurzame materialen
Dat is ten eerste te herleiden naar het gebruik van duurzame materialen, in het kantoor maar ook bijvoorbeeld in een kantine of toilet. Als medewerker maakt het je mogelijk niet uit welk wc-papier of wat voor soort rietjes wordt gebruikt. Ook heb je waarschijnlijk niet door wat er met alle afval wordt gedaan.
Daarom is het als werkgever belangrijk om naar je personeel te communiceren wat er precies aan duurzaamheid wordt gedaan. Gelukkig is het niet lastig om tenminste al iets aan duurzaamheid te doen. Je hebt namelijk de keuze uit honderden opties om als kantoor een steentje bij te dragen. En de eerste daarvan is het gebruik van duurzame materialen.
Voor een groot aantal materialen dat we gebruiken is namelijk een duurzaam alternatief. Rietjes of tijdelijke bordjes voor een barbecue? Dat mag allemaal van recyclebaar materiaal zijn. Net zoals wc-papier of plastic bekertjes. Hoe leuk zou het zijn om zo’n mooie drinkfles te kunnen vervullen?
Recyclen
Van recyclen kunnen we allemaal blij worden toch? Op een gemiddeld kantoor eten tientallen mensen hun lunch en eten we bijna net zoveel niet op. Alles wat we niet opeten, gooien we vaak weg. Zelfs als het nog niet over de datum is. Dat terwijl hier juist veel doeleinden voor zijn. Leftovers of zelfs complete verpakkingen kunnen bij de daklozenopvang worden afgeleverd. Net als de flessen en spullen die niet meer gebruikt hoeven te worden. Geef eten en drinken een tweede leven. Door het, indien bruikbaar, weg te geven of het te recyclen.
Warme trui of verwarming?
Tijdens de wintermaanden is het niet ongewoon om de verwarming op kantoor lekker hoog te zetten. Een prettige werkomgeving is natuurlijk een omgeving waar de temperatuur op peil is. Het is niet prettig om in de kou te zitten. Daarom zet je liever de verwarming lekker hoog aan dan uit. Maar als je samen met je collega’s punten kunt sparen door de verwarming kouder te zetten, stoot jij minder uit en kunnen jullie lekker uiteten van de verzamelde punten! Het enige wat jij daarvoor nodig hebt, is een dikke trui. En een werkgever die zin heeft om dit op te zetten ;-).
Het belang van een prettige werkomgeving
Je hoeft geen raketgeleerde te zijn om te begrijpen waarom een prettige werkomgeving een positieve impact op je business heeft. De flexibiliteit van het personeel neemt toe, je werknemers gaan met meer plezier naar het werk toe en je kunt de inrichting en omgeving van je kantoor als Selling point gebruiken. Handig als je net nieuw personeel wilt aantrekken.
Alleen tot hoever moet je gaan? Wat is de succesformule van de perfecte werkomgeving? Dat heeft alles te maken met de dynamiek van je personeel. Wat heeft jouw personeel precies nodig om optimaal te presenteren?
Er leiden meerdere wegen naar een prettige werkomgeving voor jou en je collega’s. Het is een proces van onderzoeken, testen, evalueren en implementeren. Door continue trial and error kan de werkomgeving worden gecreëerd waarin daadwerkelijk een bijdrage wordt geleverd aan de productiviteit en effectiviteit van het personeel.
Betrek medewerkers nauw bij het samenstellen van het interieur. Van stijlelementen tot meubels die kunnen bijdragen aan de algehele sfeer. Vergeet niet om onderwerpen als duurzaamheid en sfeer voldoende aandacht te besteden. Dit lijken kleine aspecten van het perfecte interieur te zijn, ze kunnen een grote invloed hebben op de uiteindelijke werkomgeving.
Evalueren
Gedurende het jaar kan de sfeer op een kantoor omslaan of andere elementen nodig hebben om ‘gezond’ te blijven. We zijn lang niet altijd gesteld op dezelfde elementen. Een prettige werkomgeving wordt dan ook niet bepaald door statische elementen maar door objecten die gebaseerd zijn op de persoonlijkheden die dan onderdeel van de ruimte zijn.
Daardoor is het nodig om regelmatig, bijvoorbeeld jaarlijks, de sfeer te beoordelen. Ga na wat nodig is om de sfeer te verbeteren en bespreek dit met je collega’s. Wat vinden zij dat er anders kan? Ontbreekt er iets in de ruimte waardoor de sfeer minder is?
Pas toe en verfijn
Wat er ook nodig is om prettige en sfeervolle werkomgeving te creëren: het is het altijd waard. Jouw werkomgeving kan grote invloed hebben op de prestaties. Een eenmalige investering met jaarlijkse aanpassingen kan een grote positieve financiële impact hebben. Waarom zou je dan niet continu willen investeren in iets dat zich altijd weet terug te betalen?