2 januari 2019 

De onschatbare waarde van creatief overleg binnen de kantoormuren

Binnen een groeiend aantal bedrijven worden ruimtes gecreëerd waarin kort overlegd kan worden. Even een kopje koffie en de laatste cijfers bespreken of alvast kort brainstormen over de invulling van de nieuwe marketingcampagne. De lange vergaderingen lijken steeds meer tot het verleden te behoren, korte creatieve sessies blijken in alle opzichten beter.

Een creatief overleg is over het algemeen een korte bespreking binnen een informele setting. Tijdens dit overleg, proberen we op een toegankelijke manier onderwerpen te bespreken die anders in een formelere setting besproken zouden worden.

En de voornaamste reden dat we deze setting hebben aangepast, is omdat de toegangsdrempel om bepaalde onderwerpen te bespreken hierdoor lager is geworden. Ook kunnen we frequenter overleg plegen, bijvoorbeeld om de vooruitgang van een project te peilen.

Het stimuleren van deze creatieve besprekingen is op verschillende manieren mogelijk. Onze favoriet is door het creëren van een slimme indeling, onder andere door het toevoegen van ruimtes speciaal bestemd voor een creatief overleg.

Omdat ook zonder het toevoegen van dedicated spaces creatief overleg gestimuleerd kan worden, hebben onze specialisten een overzicht gemaakt van hun beste tips die ook nog eens betaalbaar zijn.

Voor iedereen die dit project meteen goed wil aanpakken hebben we natuurlijk ook de fysieke ruimtes besproken waarmee je pas écht deze creatieve en effectieve sessies kunt stimuleren.

Waarom moet je eigenlijk creatief overleg stimuleren?

We weten niet helemaal zeker hoe je op dit artikel bent uitgekomen, maar waarschijnlijk ben je zelf een groot voorstander van korte en creatieve besprekingen en ben je benieuwd hoe je dit verder kunt stimuleren.

Of misschien ben je wel op pure toeval bij dit artikel over creatief overleg uitgekomen. Mooi. Want hoe je ook bij ons bent uitgekomen: we lichten graag de waarde van creatief overleg voor werkgever en werknemer toe.

Voor beide kanten is het concept van een kort creatief overleg dat een lage toegangsdrempel kent en frequent wordt toegepast bijzonder interessant. Mede doordat het op diverse vlakken voordelen met zich meebrengt.

Duidelijkere communicatie door kortere lijnen

Een van de meest schrijnende ontwikkelingen van het traditionele kantoor is dat ogenschijnlijk simpele communicatiestromen veelal lastig worden opgestart. Een vraagstuk waar het ene personeelslid mee zit, wordt veelal uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering.

Doordat het ‘raar’ is om elke week iets aan iemand te vragen om door te geven, vooral omdat we het idee hebben dat hier veranderingen voor zijn, stellen we het vaak maar uit. Hierdoor worden op het eerste gezicht korte en simpele communicatiestromen onnodig inefficiënt. Belangrijke informatie of vraagstukken kunnen hierdoor niet tijdig de aandacht krijgen die hiervoor nodig is.

Moderne organisaties zijn vooral de afgelopen jaren goed gaan kijken naar deze communicatiestromen. Problemen die veelal klein beginnen, kunnen door ineffectieve communicatie groot worden. Hoe meer van dit soort situaties voorkomen kunnen worden, hoe minder financiële schade wordt geleden als gevolg hiervan.

Ruimtes waarvan iedereen weet dat ze zijn gecreëerd om korte gesprekken en besprekingen te stimuleren bieden hierin uitkomst. Deze ruimtes zorgen ervoor dat belangrijke zaken direct besproken worden. Wanneer aan een collega wordt gevraagd of iets overlegd kan worden in deze ruimte, zal altijd duidelijk zijn dat het om een korte maar belangrijke bespreking gaat.

stiltecabine voor kort creatief overleg

Een stiltecabine leent zich ook optimaal voor kort overleg

Ruimte voor nieuwe ideeën

Bekijken we het nut van een kort overleg vanaf de creatieve kant zijn de voordelen al snel duidelijk. Korte creatieve sessies kunnen het beste in een workforce naar bovenhalen. Brainstormsessies of juist het creatief oplossen van een probleem is een stuk makkelijker (en leuker) als het in deze vorm gegoten wordt.

Wanneer we met meerdere tussenpozen op verschillende momenten over bepaalde onderwerpen kunnen denken, komen we met creatievere oplossingen dan wanneer dit wordt gedaan in één lange sessie. Het stimuleren van korte en creatieve werkoverleggen kunnen daarom voor interessante bevindingen zorgen.

In van oudsher traditionele bedrijven zal de introductie van korte sessies als vervanging van lange vergaderingen als een schok kunnen binnenkomen. De voordelen zullen het echter altijd waard zijn.

Deze sessies maken de weg vrij voor nieuwe ideeën. Ideeën die anders mogelijk nooit ter sprake waren gekomen.

Huiselijke sfeer waar iedereen zich thuis voelt

Een van de snelste (en betaalbare) manieren om deze korte besprekingen te stimuleren, is door een huiselijke sfeer te creëren. Met een huiselijke sfeer waar iedereen zich thuis voelt, is namelijk altijd plaats om kort met elkaar iets te overleggen.

Even een update van een project geven? Wanneer we ons op een plek bevinden waar we ons thuis voelen is dit iets wat veel natuurlijker voelt. We communiceren meer en beter. En daardoor zijn we beter op de hoogte van wat er op een gegeven moment speelt.

Ook aan de creatieve kant is de huiselijke sfeer ideaal. We hebben meer ruimte om onze eigen ideeën naar collega’s te communiceren zonder dat we bang zijn voor de reacties. Hierdoor komen we binnen een huiselijke sfeer makkelijker op ideeën waar we anders nooit op gekomen waren!

Hoe stimuleer je het gebruik van deze ruimtes?

Zelfs als deze creatieve ruimtes eenmaal gerealiseerd zijn, kan het voorkomen dat het personeel moet wennen aan het gebruik hiervan. Pas als van alle kanten het personeel gemotiveerd wordt de ruimtes te gebruiken en andere collega’s dit ook doen, kunnen de beoogde voordelen gerealiseerd worden.

Vooral leidinggevenden spelen een belangrijke rol bij het introduceren van nieuwe en creatieve kantoorattributen. Zo zal zelden iemand uit zichzelf de bureaufiets pakken om tijdens het werken te gaan fietsen. En datzelfde kan van toepassing zijn op creatieve ruimtes.

Het is dan van belang dat de werkgever het voortouw neemt en als één van de eersten gebruik maakt van deze creatieve plekken. Nodig je collega’s uit en laat zien dat ‘vergaderen’ ook leuk kan zijn.

Kies wat bij jouw bedrijf past

Op het gebied van creatieve kantoorattributen is werkelijk alles mogelijk. Van een ballenbak tot een ministrand met ligstoelen: per bedrijf kan een eigen creatieve ruimte worden gecreëerd.

En dat maakt het creëren van een creatieve ruimte nog leuker. Per bedrijf kan namelijk een ruimte worden ingericht op dat wat het best bij het personeel past. Zo zal een ballenbak in een accountantskantoor niet het gewenste effect weten te brengen. Een ministrand met ligstoelen bij een travel agency echter weer wel.

Voor ieder workforce is kortom de perfecte combinatie te maken waarin professionaliteit en creativiteit samengaan. En dat kan voor hele leuke en unieke resultaten zorgen.

Maar wist je ook dat het ontwikkelen van creatieve ruimtes bijdragen aan workplace branding?

Bij Flowork proberen we altijd een combinatie te vinden tussen het creëren van creatieve plekken die ook nog eens de identiteit van een bedrijf kunnen weergeven. Aan een mini-strand je besprekingen doen als jij dagelijks al met boekingen naar exotische bestemmingen bezig bent is wel heel toepasselijk!

creatief overleg bij muurvullend whiteboard

Een muurvullend whiteboard leent zich bij uitstek voor creatieve brainstormsessies en ziet er ook nog eens te gek uit

Een fysieke ruimte waar collega’s kunnen samenkomen

De meest effectieve toepassing hiervan is het creëren van een fysieke ruimte waar creativiteit voorop staat. Een ruimte waar geen een idee slecht is en iedereen de vrijheid heeft om voluit te brainstormen.

In vrijwel alle snelgroeiende bedrijven zijn deze ruimtes te vinden. Van Facebook en Philips tot kleine adviesbureaus: de beste ideeën komen samen tot leven en deze bedrijven zijn daar een schoolvoorbeeld van.

Ook bezoekers zullen met liefde van de creatieve ruimtes gebruik willen maken. Het is voor bezoekers een teken dat ze op een plek terecht zijn gekomen waar creativiteit centraal staat. Niet binnen, maar buiten de box denken. Dat is wat een dedicated space weergeeft.

Klanten kunnen daarom uitstekend worden ontvangen in deze ruimtes. Brainstormen over een nieuw project? Waarom zou je dat in een vergaderzaal doen als je ook het ijs kan breken met een uitdagende en sfeervolle ruimte?

Het creatieve overleg actief houden? Deze kantoorattributen helpen je!

Niet iedereen zal even makkelijk kunnen wennen aan het houden van creatieve en korte meetings. Daarom is het plaatsen van ‘actieve’ kantoorattributen in en rondom de creatieve space een absolute aanrader.

Kniestoelen en zadelkrukken zijn een goed voorbeeld van een speels zitmeubel waarmee een overleg speels en actief wordt gehouden. Stilzitten op deze attributen is bijzonder lastig en dat komt verrassend genoeg het verloop van een overleg alleen maar ten goede.

Ook is het gebruik van deze attributen goed om iedereen wat extra beweging te laten krijgen. We komen eindelijk van de bureaustoel af waardoor ons lichaam weer de stimulans krijgt die het nodig heeft.

Als we alle voordelen van het creatieve overleg op een rij zetten, is de investering eenvoudig te verantwoorden. Iedereen profiteert van een laagdrempelig creatief overleg.

Over de schrijver
Reactie plaatsen